Czym różni się faktura VAT online od faktury papierowej?

Wielu przedsiębiorców zwleka z przejściem z faktur papierowych na faktury elektroniczne. Obawy te wynikają głównie z przyzwyczajenia do wystawiania dokumentów w tradycyjnej formie oraz strachu przed tym, co nieznane. Warto jednak wiedzieć, że faktura VAT online obecnie niewiele różni się od faktury papierowej, a jej wystawianie w wielu sytuacjach okazuje się także znacznie korzystniejsze. Jakie są najważniejsze różnice pomiędzy fakturą papierową a fakturą elektroniczną?

Wystawianie faktury papierowej i elektronicznej

Faktury papierowe najczęściej wystawia się ręcznie. Oznacza to konieczność wprowadzenia wszystkich danych, które muszą znaleźć się w dokumencie, jego sprawdzenia oraz przekazania klientowi. Jest to bardzo pracochłonny sposób, który wymaga od nas poświęcenia sporej ilości czasu oraz uwagi. Przy ręcznym wystawianiu faktur nietrudno także o pomyłkę i wpisanie niepoprawnych danych, co bardzo często spotyka zwłaszcza tych przedsiębiorców, którzy mają do wystawienia wiele dokumentów.

Problemów tych możemy uniknąć wybierając fakturę elektroniczną. Faktura VAT online jest bowiem wystawiania przy pomocy specjalnych programów do faktur, które dostępne są w Internecie. Cały proces generowania dokumentu przebiega szybko i sprawnie, a program wyszukuje za nas oraz uzupełnia niektóre dane. Faktura VAT online jest więc zdecydowanie prostsza w wystawieniu oraz bezpieczniejsza, gdyż generując ją za pomocą programu znacznie minimalizujemy ryzyko popełnienia błędu.

Rodzaj dokumentu i czas oczekiwania na zapłatę

W przypadku tradycyjnych faktur dokumenty muszą być ręcznie podpisane oraz przesłane klientowi w postaci papierowej. Oznacza to więc konieczność zakupu papieru, kopert oraz opłacenia usług pocztowych. Wystawiając faktury w formie papierowej musimy się liczyć także z tym, że zostaną one opłacone dopiero w momencie, kiedy klienci je otrzymają, co może znacznie wydłużyć czas między wystawieniem dokumentu a wpłynięciem pieniędzy na nasze konto.

Faktura VAT online, jak sama jej nazwa wskazuje, jest generowana przez Internet. Z poziomu programu od razu po wystawieniu może zostać przesłana pocztą elektroniczną do odbiorcy, który będzie miał ją u siebie już po kilku chwilach. To oszczędność, gdyż wysyłka faktury nic nas nie kosztuje oraz skrócenie czasu, który upłynie między jej wystawieniem, a opłaceniem. Klient ma bowiem możliwość opłacenia faktury od razu, kiedy tylko wpłynie ona do jego skrzynki e-mailowej.

Bezpieczeństwo przechowywania faktur

Każdy przedsiębiorca, bez względu na to, czy wystawia faktury papierowe, czy elektroniczne, jest zobowiązany do ich przechowywania przez określony w przepisach czas. Z fakturami tradycyjnymi wiąże się więc obowiązek ich porządkowania oraz składowania w teczkach, które zajmują cenne miejsce. W przypadku tradycyjnych faktur istnieje także duże ryzyko zgubienia niektórych z nich, co często ma miejsce w przypadku przeprowadzki lub przeglądania dokumentacji.

Takiego problemu nie mają natomiast ci przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury elektroniczne. W ich przypadku faktury mogą być bowiem przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i w postaci elektronicznej. Wybierając to drugie rozwiązanie oszczędzamy nie tylko miejsce w biurze, ale także zyskujemy pewność, że nasze dokumenty nie ulegną zniszczeniu czy zaginięciu.

Faktura VAT online na Afaktury.pl może być bowiem przechowywana bezpośrednio na jego serwerze. Dzięki temu nie musimy się już obawiać utraty cennych danych, np. w razie awarii komputera, gdyż wszystkie wystawione przez nas dokumenty są zawsze dostępne na bezpiecznym serwerze. Przechowywanie faktur VAT online to także wygoda, gdyż w kilka chwil możemy odszukać potrzebny dokument, bez konieczności przeglądania zwartości teczek.

Komentarze