Zakładając własną działalność gospodarczą, jedną z rzeczy, które spędzają sen z powiek przyszłemu przedsiębiorcy, jest wystawianie faktur. Wątpliwości mają nie tylko ci, którzy dopiero rozpoczynają swą przygodę z firmą, ale również ci, którzy mają w tej kwestii już jakieś doświadczenie. Dobry program do faktur ułatwi to zadanie i dzięki niemu każdy przedsiębiorca będzie mógł sprawnie i bez problemu zarządzać ważną dokumentacją.
Zalety programu do faktur
Ważne, aby właściwy program do faktur był prosty i przejrzysty w obsłudze na tyle, aby nawet początkowi użytkownicy mogli się w nim bez problemu połapać. W końcu narzędzie to ma pomagać przy zarządzaniu dokumentacją i ułatwiać pracę, a nie bardziej ją komplikować. Oczywiście oprócz łatwej obsługi i prostego interfejsu, program ten musi też być funkcjonalny. Najlepiej, aby można go było połączyć z magazynem, w ten sposób można na bieżąco kontrolować stan magazynowy firmy i oczywiście wystawiać faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu w zupełności wystarczy jedno narzędzie i użytkownik nie będzie już potrzebować kolejnego programu do obsługi magazynu. Połączenie programu do faktur ze stanem magazynowym to też mniejsze ryzyko błędów podczas wystawiania papierów, bo przedsiębiorca jest w stanie bez problemu podać właściwy stan magazynowy. Nie musi więc szukać tych informacji w innym narzędziu, bo wszystko ma w jednym. Oszczędza więc dużo czasu. Jakie jeszcze zalety ma program do faktur? Użytkownik na bieżąco widzi, które faktury nie zostały jeszcze opłacone i może od razu wysłać przypomnienia dla klientów.
Faktury elektroniczne i ich zalety
Program do faktur wygeneruje dokument, który będzie gotowy do wysłania – pocztą tradycyjną lub elektroniczną. Ta druga opcja jest coraz popularniejsza wśród wielu przedsiębiorców, bo dzięki niej można nie tylko zaoszczędzić czas, ale też pieniądze. Faktur nie trzeba nadawać na poczcie, wysyła się je za pomocą e-mail, najczęściej w formie PDF lub dokument może zostać udostępniony jako link. Klient może taką fakturę wydrukować. Dokument tego typu jest w pełni zgodny z prawem. Oszczędność czasu to nie jedyna zaleta tzw. e-faktur, bo posiadają ich o wiele więcej! Faktury elektroniczne zajmują mało miejsca, a trzeba się liczyć z tym, że każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji przez 5 lat (licząc od końca roku, w którym minął termin płatności), więc w tym czasie papierowych dokumentów może się trochę uzbierać. Faktury elektroniczne bezpiecznie przechowamy na dysku komputera. Mniej zużytego papieru to przecież też ekologia.
