Generalnie rzecz biorąc, kwota ubezpieczenia pracowników nie może być zaliczona do kosztów podatkowych przez przedsiębiorcę. Jednak po spełnieniu ściśle określonych kryteriów, można obniżyć podstawę do opodatkowania. Jednak zgodnie z przepisami podatkowymi, wydatków w postaci składek opłacanych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracownika nie można rozliczyć jako kosztów uzyskania przychodu. Sytuacja zmieni się w przypadku pewnych rodzajów ryzyka.
Kluczowy jest tu zakres, obejmujący ubezpieczenie. Wartość wydatków na ubezpieczenie pracowników zmniejszy podstawę do opodatkowania, jeśli przedmiotem umowy o ubezpieczenie będą składki wymienione w załączniku do ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej. Co istotne, muszą to być składki w pełni opłacone przez pracodawcę. Będą to składki z I i II działu załącznika. Te pierwsze to ubezpieczenia na życie (również jeśli są związane z ubezpieczeniowym funduszem). Dział drugi natomiast wiąże się z pozostałymi ubezpieczeniami osobowymi oraz majątkowymi.
Będą to więc w szczególności:
1). ubezpieczenia wypadku, w tym wypadku przy pracy i choroby zawodowej (zarówno świadczenie jednorazowe, świadczenia powtarzające się, jak też połączone świadczenie jednorazowe i powtarzający się, przewóz osób),
2). ubezpieczenia choroby na przykład świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się i świadczenia kombinowane).
Zanim nastąpi ujęcie ubezpieczenia jako kosztu podatkowego, podatnik musi spełnić jeszcze dodatkowe warunki. Po pierwsze, uprawniony do otrzymania świadczenia z tytułu umowy ubezpieczenia nie może być sam pracodawca. Po drugie, umowa o ubezpieczenie nie może uwzględniać w okresie 5 kolejnych lat od jej zawarcia lub odnowienia (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją podpisano):
– wypłaty kwoty stanowiącej kwotę odstąpienie umów,
– możliwości zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z ustawy,
– wypłaty z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.
